La facture répond à un certain nombre de règles. Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent y figurer ? Quelles sanctions sont prévues en cas d’anomalie ? On fait le point.
Par Bercy Infos, le 18/10/2024 – Comptabilité
Sommaire
- Quelles sont les règles concernant la forme de la facture ?
- Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?
- Factures : quelles sont les mentions particulières ?
- Factures électroniques : comment ça fonctionne ?
- Quels sont les délais de conservation d’une facture ?
Ce qui change :
Initialement prévue au 1er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises établies en France d’émettre et de recevoir des factures électroniques s’appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026, selon le calendrier fixé par la loi de finances pour 2024.
Quatre nouvelles mentions obligatoires devront figurer sur les factures :
- le numéro SIREN du client,
- l’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse de facturation du client,
- l’information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations,
- l’option de paiement de la TVA sur les débits le cas échéant.
Quelles sont les règles concernant la forme de la facture ?
Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues. Elle doit répondre à un certain nombre d’obligations concernant la forme :
- être rédigée en langue française,
- être établie en deux exemplaires, dont l’original pour le client,
- comporter un certain nombre d’indications détaillées ci-dessous.
À savoir :
Une entreprise établie en France peut également sous certaines conditions :
- facturer dans une monnaie étrangère sous réserve que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible (dollar ou livre sterling par exemple) et que la réintégration dans la comptabilité de l’entreprise se fasse en euros,
- rédiger la facture dans une langue étrangère : dans ce cas, l’administration peut exiger une traduction en français par un traducteur assermenté.
Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?
La date de la facture
La date à laquelle la facture est émise doit obligatoirement être mentionnée.
Le numéro de la facture
Il s’agit d’un numéro unique pour chaque facture, qui est basé sur une séquence chronologique et continue, et doit apparaître sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d’exercice le justifient.
La date de la vente ou de la prestation de service
Il s’agit de la date où est effectuée ou achevée la livraison des biens ou la prestation de service.
L’identité du vendeur ou du prestataire de services
Les informations suivantes doivent figurer sur la facture :
- la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel),
- l’adresse du siège social et l’adresse de facturation (si différente),
- le numéro de Siren ou Siret, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).
L’identité de l’acheteur ou du client
Les informations suivantes se doivent d’être présentes sur la facture :
- la dénomination sociale (ou nom pour un particulier),
- l’adresse du client (sauf opposition pour un particulier),
- l’adresse de livraison,
- l’adresse de facturation si différente.
Le numéro du bon de commande
Le numéro du bon de commande est obligatoire s’il a été préalablement établi par l’acheteur.
Le numéro d’identification à la TVA
Doit apparaître ici le numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA).
Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 euros.
La désignation et le décompte des produits et services rendus
La nature, marque, et référence des produits doivent être mentionnés ainsi que les matériaux fournis et la main d’œuvre pour les prestations.
De même, la dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais doivent apparaître.
Le prix catalogue
Il s’agit du prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.
Le taux de TVA légalement applicable
Notamment si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes.
La majoration de prix
Les éventuelles majorations de prix, tels que les frais de transport ou d’emballage, doivent, elles aussi, figurer sur la facture.
La réduction de prix
Sont concernés ici les rabais, ristournes, et remises à la date de vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture.
La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
Les sommes hors taxe et toutes taxes comprises doivent apparaître obligatoirement sur la facture.
L’adresse de facturation
L’adresse de facturation doit apparaître sur la facture si celle-ci est différente de celle du siège social de l’entreprise.
Les informations sur le paiement
Doivent obligatoirement figurer :
- la date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement,
- les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé,
- les taux de pénalités en cas de non paiement ou de retard de paiement,
- la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.
La garantie légale de conformité de deux ans
Les documents de facturation adressés à un particulier doivent mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité d’au moins deux ans pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021.
Notez que le décret exclut les biens vendus dans le cadre d’un contrat conclu à distance ou hors établissement.
Factures : quelles sont les mentions particulières ?
D’autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon certains cas, parmi lesquels :
- Le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée Ajouter la mention : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
- Le vendeur a un régime de franchise de TVA Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts ».
- Le sous-traitant ne déclare plus la TVA, c’est l’entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA) Mention « auto-liquidation de la TVA ». Indiquer qu’il s’agit d’un « montant hors taxe ».
Factures électroniques : comment ça fonctionne ?
La facture peut être émise par voie électronique, sous réserve que l’acheteur formalise son acceptation. Dans tous les cas, le contenu d’une facture dématérialisée doit correspondre à celui d’une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.
L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 généralise la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA établies en France. Le déploiement sera progressif :
à partir du 1er septembre 2026 :
- obligation pour toutes les entreprises de pouvoir réceptionner des factures dématérialisées,
- obligation d’émettre des factures dématérialisées pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI), à partir du 1er septembre 2027 :
- obligation pour les petites et moyennes entreprises (PME), et les micro-entreprises d’émettre des factures dématérialisées.
À savoir :
Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s’exposent à des sanctions, notamment une amende fiscale de 15 euros par mention manquante ou inexacte. Notez que le montant de l’amende ne peut excéder le quart du montant de la facture.
Quels sont les délais de conservation d’une facture ?
Les factures établies ou reçues doivent être conservées pendant dix ans, en leur qualité de pièces comptables.
